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耗材信息化全程管理“华西模式”

发布时间:2019-03-27 

众所周知,医院物流在医院运营中占有越来越重要的地位。2015年,华西医院年门诊量506万人次,年出院人数21万人次。在深化医改和医院大力推进精细化管理的背景下,医院的耗材管理工作除了关注传统的出入库和及时供应之外,更需要关注耗材的产品质量、产品安全、产品评价、材料使用分析与规范及全程溯源等。为此,华西医院从自身实际出发,充分利用信息化手段,建立了整合的供应商协作平台的医用耗材溯源管理系统,探索出一条安全、规范、高效且可复制的医院物流精细化管理之路。

推广信息化 严把资质关

2014年出台的 《医疗器械监督管理条例》 要求,医院对使用的材料厂家资质及产品证件进行查验并记录,包括产品类别、规格、型号等。华西医院有供应商 500 多家,耗材8000余种,而且耗材的厂商授权和产品注册证变动非常大,依靠纸质证件管理、Excel管理等人工管理方式很容易遗忘,缺乏及时提醒,导致产品授权到期、产品注册证到期很难被发现,带来医疗隐患。

面对上述问题,华西医院充分利用信息化手段进行供应商资质证照管理。在华西医院医用耗材溯源系统中,供应商首次登陆以及录入送货信息前需录入和完善企业基础信息及相关证件信息,医院管理人员只需进行审核。在资质证照管理模块中,设置耗材资质注册证、资质到期系统自动提醒功能,到期后系统会及时提醒库房、采购人员及供应商,避免证照过期带来的安全隐患。

如图所示——

科室预约 一键发送

以前临床科室需要领用耗材时, 需要给库房打电话,库房再进行配 送。这种做法导致科室需求较为分 散,难以统计,不便于库存控制。同 时,配送没有时间节点,不便于配 送效率的管理。“现在我们的做法是 在耗材管理系统中给科室开放权 限,科室每个月固定时间申报下月 需求计划,系统提供 6 个月的平均 用量作为参考,提高科室计划准确 性。科室计划需求的集中化和准确 性的提高为医院库存管理和库存控 制奠定了基础。” 科室需求预约信息化,提高了 管理效率。在华西医院医用耗材溯 源管理系统中,科室将耗材需求提 交到系统中,系统进行自动汇总、 调整后通过供应商平台把需求发给 所有供应商。供应商接到需求后, 根据配送安排,定期配送到医院。 这样做可以避免逐一给几十个供应 商打电话通知送货,提高了管理效 率。如下图——

通过2015年和2014年医用材料月平均库存金额对比发现,通过科室需求的集中化和计划的准确性提高,2015年月平均库存较2014年下降13.2,极大的减少了医院库存资金的占用。

一物一码 全程追溯

目前,大多数医院的耗材溯源管 理主要还停留在手术记录单背面粘 贴使用材料条码。这种方式进行溯 源时效率非常低,特别是遇到大批 量溯源查询时。比如,某个产品某 批次使用后要找到使用的患者,工 作量非常大,而且不一定能保证全 部查找齐全。同时,国家对耗材没 有统一编码,各个厂商之间耗材编 码方式不一样。医院对它的解析是 非常困难的,这也给全程信息化溯 源带来了巨大的挑战。 华西医院的溯源管理系统中, 供应商收到供应商平台的订货通知 后,登陆系统填写送货信息,包括 产品名称、规格型号、有效期、批 号等等,并打印系统自动生成的产 品条码粘贴在产品最小包装上。这 样就保证了每个进入华西医院材料 信息的完整准确,同时每个材料都 是“一物一码”,为耗材的全程信息 化溯源奠定了基础。 供应商将送货信息通过系统发 送给库房管理人员,库房人员收到 货后只需对相关信息进行随机抽检。抽检合格后就可以将送货信息 自动生成入库信息,避免库房人员 手工录入产品入库信息,节约了大 量人力成本。

科室扫描 一键计费

医院手术室收费项 就有 3000 多种,手术室 护士进行计费时依靠记 忆和经验,容易出现错 计、漏计的情况;对材料 消耗计费进行人工核对, 管理成本非常高,而且效 率非常低。没上溯源系 统之前,华西医院要做到 所有高值材料使用后第 二天人工审核发放和计 费是否匹配,但每次审核 时需要先盘点库存,再看计费的情况,工 作量非常大。低值材料品种多,用量大, 也很难进行人工审核。 2016 年华西医院对一个全院通用的 低值计价材料进行了统计分析。此材料 2015年出库金额1297万元,收费1051万 元,意味着 2015 年医院使用这个材料不 但没有收入,反而亏损200多万元。这对 医院的运营影响非常大。 在华西医院医用耗材溯源管理系统 中,每个耗材都有一个唯一条码。库房发 放时只需扫描条码即可完成发放,并记录 了领用人,保证发放有序;同时,每个耗材 的条码都在系统中对应唯一一个收费项 目,手术室在使用后收费时扫描耗材上的 条码,即可生成医嘱、计费、代销品出库完 成,避免重复动作,并且快速、准确,完全 避免了收费错误,重复核对等情况,也提 高了临床人员的工作效率。

写在后面

以前华西医院医用耗材管理系统只用于设备物资出入库的管理,2014 年,系统向临床科室拓展,进行科室需求计划管理。2015年,向上游供应商拓 展,建立了供应商协作平台和溯源体系。2015年12月已经有170多个供应商 使用该系统。医用耗材管理系统原来只是设备物资部部门级的应用,通过向 上、下游的扩展,现在已经扩展到从供应商到医院再到患者的整个供应链级 的应用。 目前,华西医用耗材溯源管理系统实现了耗材进入医院后材料名称、批 号、有效期等信息完整准确,同时通过资质证照实时预警避免证照过期带来 的安全隐患;耗材在医院使用过程中通过“一物一码”实现了全程可追溯、发 放和计费准确;在耗材使用后通过耗材使用科室、医生、患者、病种的全程追 溯,为耗材使用的分析和管控奠定了数据基础。同时,供应商的送货、库房的 配送、临床科室收货的时间节点都记录在系统中,也为供应商评价、配送效率 评价提供了数据基础。耗材管理真正实现了入口严格、使用有序、全程追溯、 管控有力!

作者信息:华西医院设备物资部部长 黄进

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